Die automatisierte Steuererklärung
Für uns als moderne Treuhandfirma ist die digitale Automatisierung der Geschäftsprozesse eine grosse Chance. Unser Ziel ist es, sämtliche administrativen Prozesse zu vereinfachen, Routinearbeiten von intelligenten Systemen erledigen zu lassen sowie den Datenaustausch mit unseren Kunden, Behörden und Dritten zu digitalisieren und zu automatisieren. Die gewonnene Zeit werden wir für die Beratung und Pflege unserer Kunden einsetzen können.
Vertiefungsbeitrag zu “Viele Kunden sind noch nicht soweit”
Die Steuern sind prädestiniert für die digitale Automatisierung, denn nirgends sonst gibt es so viele Formulare, die eine einheitliche Verarbeitung zu lassen. Am weitesten Fortgeschritten ist die Hauptabteilung MWST, sie führt keine Papierformulare mehr. Die MWST-Abrechnungen können nur noch über das Onlineportal ausgefüllt werden. Doch die Erfassung von Steuerdaten betrifft nicht nur Firmen, auch alle Bürgerinnen und Bürger müssen sich mindestens einmal jährlich damit befassen. So ist es nicht verwunderlich, dass die Steuerverwaltungen bereits vor einigen Jahren dazu übergegangen sind, das Prozedere durch Softwarelösungen zu erleichtern. Damit wurde der erste Schritt zur Digitalisierung gemacht; was jedoch fehlt, ist die Automatisierung. Das heisst in diesem Fall: Wie kriege ich die Zahlen aus den Bankauszügen, den Liegenschaftsabrechnungen, den Buchhaltungen usw. direkt in die Steuererklärung, ohne diese erneut eingeben zu müssen? Die Möglichkeiten der verschiedenen Programme und Online-Portale sind sehr vielseitig und verbessern sich laufend.
Digitale Zusammenarbeit mit Kunden
Auch in der Steuerberatung liegt die grösste Veränderung in der Abschaffung der physischen Dokumente. Der Kunde hat eine Vielzahl von Belegen in elektronischer Form, die restlichen Belege scannt er und stellt sie dem Treuhänder digital zur Verfügung. Dies reduziert die Bearbeitungszeit signifikant. Neben dem herkömmlichen Scanner gibt es bereits heute ausgezeichnete Scan-Apps fürs Smartphone, die zum Teil direkt mit den entsprechenden Softwarelösungen korrespondieren. Der Verzicht auf Papierbelege und die elektronische Ablage in einer Cloud oder der Zugriff über SharePoint, erlauben Kunden wie Treuhänderinnen von überall und jederzeit auf die relevanten Informationen zuzugreifen. Dadurch verkürzt sich Reaktionszeit bei Anfragen, und die Arbeit wird effizienter und effektiver.
Aktuell müssen wir die Daten noch von Hand in der Steuer-Software erfassen und die gescannten Belege bei der entsprechenden Position ablegen. Im Endausbau der digitalen Automatisierung werden wir die Belege der Steuererklärung des Kunden zuordnen; sie und die entsprechenden Beträge werden automatisch in der richtigen Position der Steuererklärung erfasst. Die Umstellung vom herkömmlichen Papierbüro zum digitalen Arbeitsplatz bringt zwar einigen Aufwand mit sich, aber für die Zukunft zeichnen sich viele Vorteile ab.
