Die Cloud: Fessel oder Freiheit?

Dabei behandeln wir im Wesentlichen drei Fragestellungen:

• Welches sind die nachweislichen Vorteile, welches die Nachteile?
• Wie verändern Cloud-Apps meinen geschäftlichen Alltag?
• Profitiert mein KMU von den persönlichen Freiheiten meiner Mitarbeitenden?

Elementarwissen ist entscheidend

Wie so oft gilt auch für die Cloud: Je fundierter mein Informationsstand, desto sicherer führe ich mein Unternehmen. Es gibt eine Fülle von Meinungen zum Thema, von Begeisterung bis zu Skepsis, ja Ablehnung. Wenn wir aber die sechs wichtigsten Themenbereiche identifizieren, zeigen sich rasch die Vorteile eines Cloud-Betriebs, ohne die Nachteile auszublenden.

1. Ortsunabhängigkeit
Mit der Cloud sind Mitarbeitende nicht mehr an einen festen Arbeitsplatz gebunden. Ob im Büro, im Homeoffice, Café, Camper oder Hotel: Jederzeit kann auf Dokumente zugegriffen werden. Einzige Voraussetzung ist eine Internetverbindung, via Hotspot auf dem Smartphone oder lokales WLAN.

2. Zusammenarbeit in Echtzeit
Die Cloud, z.B. Office 365, ermöglicht es Teams, gleichzeitig an denselben Dokumenten, Tabellen und Berichten zu arbeiten, egal wo sich die Mitarbeitenden befinden. Diese sehen Änderungen sofort, können Kommentare einfügen, Versionen werden automatisch gespeichert. Das ist kollaborative Kreativität.

3. Sicherheit und Kontrolle
Microsoft bietet umfassende Sicherheitsfunktionen: Datenverschlüsselung, Zugriffskontrollen, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Compliance-Standards. Sind diese auf Seite Unternehmung gegeben, ist die Nutzungsfreiheit gewährleistet, ohne Angst vor Verlust oder unbefugtem Zugriff.

4. Geräteunabhängigkeit
Ob Laptop, Tablet oder Smartphone – Microsoft Office 365 funktioniert auf allen Geräten. Die Mitarbeitenden sind nicht mehr an ein bestimmtes Betriebssystem oder eine Hardware gebunden. Man liest zum Beispiel eine E-Mail unterwegs auf dem Handy, reagiert kurz telefonisch und antwortet später ausführlich am Laptop.

5. Automatische Updates und Innovationen
Mit Microsoft 365 sind keine manuellen bzw. lokalen Installationen mehr notwendig. Veraltete Versionen gehören der Vergangenheit an, z.B. nach längerer Abwesenheit wie Unfall, Weiterbildung, Ferien. Die Cloud bringt automatisch die neusten Funktionen und Sicherheits-Updates, alle Geräte sind immer auf dem neusten Stand.

6. Intelligente Unterstützung
Mit KI-gestützten Funktionen wie Microsoft Copilot in Word, Excel oder Outlook erhalten Mitarbeitende Hilfe beim Schreiben, Analysieren und Organisieren. Ein Stück kreative und geistige Freiheit.

Aber so viele Vorteile die Cloud mit Microsoft Offi ce 365 auch bringt, es gibt zugegebenermassen auch Nachteile:

• Abhängigkeit von Internetverbindung: Ohne stabile Internetverbindung kann die Arbeit in der Cloud mühsam oder unmöglich sein, besonders bei grossen Dateien oder in Regionen mit schwacher Netzabdeckung.
• Datenschutz und Compliance: Der Umgang mit vertraulichen Daten in der Cloud ist und bleibt ein heikles Thema. Vor dem Umstieg sollten Unternehmen genau prüfen, wo die Daten gespeichert werden und ob es Sinn macht, Schweizer Cloud-Anbieter zu berücksichtigen.
• Laufende Kosten: Statt einmaliger Lizenzkosten entstehen bei Microsoft 365 regelmässige Abonnementsgebühren. Bei hoher Mitarbeiterzahl kann die Anzahl Lizenzen zu einem hohen Budgetposten werden.
• Lernkurve und Umstellung: Für Mitarbeitende, die bisher lokal gearbeitet haben, ist der Umstieg auf cloudbasierte Tools eine Herausforderung. Es braucht Zeit und Schulung, um neue Arbeitsweisen zu verinnerlichen.

Wie verändern Cloud-Apps meinen geschäftlichen Alltag?

Freiheit im geschäftlichen Alltag – besonders im Umgang mit Kunden – bedeutet weit mehr als nur Flexibilität.

Freiheit in der Kommunikation

Mit Kunden auf dem Kanal kommunizieren, der für sie am angenehmsten ist, sei es per E-Mail, Telko, Chat, WhatsApp oder persönlich. Cloudbasierte Tools wie Microsoft Teams oder Outlook ermöglichen es, schnell, transparent und ortsunabhängig zu reagieren.

Freiheit in der Zeitgestaltung

Dank digitaler Tools kann die Arbeitszeit flexibler gestaltet werden. Klassische Bürozeiten gehören der Vergangenheit an, was nicht heisst, dass sie abgeschafft werden müssen. Kunden können auch mal abends oder am Wochenende betreut werden, wenn nötig.

Freiheit durch Wissen

Alle wichtigen Informationen, Kundendaten und Dokumente sind in der Cloud jederzeit verfügbar. Das heisst kompetent und vorbereitet auftreten, ohne erst im Büro nach den Unterlagen suchen zu müssen.

Freiheit im Denken und Handeln

Wenn Routineaufgaben automatisiert sind (z. B. durch Microsoft Copilot oder Power Automate), bleibt mehr Raum für kreative Lösungen, strategisches Denken und echte Kundenbeziehungen. Unsere Erfahrung mit Microsoft 365 zeigt, dass wir individueller und vor allem effizienter auf spezifische Kundenbedürfnisse reagieren können. Wir sind nicht durch starre und für alle Kunden einheitliche Prozesse eingeschränkt. So betreiben wir bei OfficeCare zum Beispiel gemeinsam mit den Kunden das Rapportwesen auf SharePoint. So können wir individuell steuern, welche Rapportierungsart für den Kunden die beste ist (mit Genehmigungsprozess, mit Teilprojektfreigaben ab einem bestimmtem Betrag oder einfach als transparenter Überblick über unsere Supportleistungen).

Freiheit durch Vertrauen

Wenn Kunden merken, dass Ansprechpartner und Firmen flexibel, erreichbar und zuverlässig sind, entsteht Vertrauen. Eine Hauptvoraussetzung für langfristige und erfolgreiche Geschäftsbeziehungen.

Persönliche Freiheiten am modernen Arbeitsplatz

Persönliche Freiheiten ermöglichen es Mitarbeitenden, ihr Potenzial besser zu entfalten und die Arbeit optimal mit dem Privatleben in Einklang zu bringen. Unserer Meinung nach ein zentrales Element für Motivation, Zufriedenheit und Produktivität.

Flexible Arbeitszeiten

Sie ermöglichen es, den Tag nach dem eigenen Biorhythmus zu gestalten. Die Produktivität darf dabei nicht leiden und muss trainiert werden. Das Kundenumfeld und die aktiven Kundenaufträge haben höchste Priorität. Aber regelmässige Home-Office-Tage sowie Vertrauensarbeits- oder Gleitzeiten fördern die Eigenverantwortung und Work-Life-Balance. Wichtig dabei: Kontinuierlicher Austausch und gesunde Verfügbarkeit. So starten wir beispielsweise bei Office Care alle Home-Office-Tage mit einer Telko immer um 8.30 Uhr.

Ortsunabhängigkeit

Remote Work oder hybrides Arbeiten erlaubt es, von zu Hause, unterwegs oder im Ausland zu arbeiten; das spart Pendel-(und Stau-)zeit und schafft mehr Lebensqualität. Ein interessantes und sehr erfolgreiches Remote Work endete bei uns diesen Frühling. Unser langjähriger Mitarbeiter Samuel David arbeitete als Projektleiter Bachelor Wirtschaftsinformatik zwei Jahre lang von Barcelona aus. Eine wertvolle Erfahrung für ihn, aber auch für uns als Team und die Geschäftsleitung; für unsere Kunden nie ein Nachteil. Wir sind überzeugt, dass solche Arbeitsmodelle die Identifikation mit dem Unternehmen stärken und die Innovation fördern.

Freiheit durch Vertrauen

Führungskräfte setzen heute auf Ergebnisse statt auf Kontrollen. Es entsteht ein Klima von Vertrauen und Eigenverantwortung. Das motiviert und stärkt die persönliche Entwicklung. Der damit verbundene Einfluss auf Produktivität, Zufriedenheit und Zusammenarbeit ist unserer Ansicht nach unbestritten.