Digitalisierung einer langjährigen Zusammenarbeit

Prozesse zur Digitalisierung der Zusammenarbeit beinhalten die Einführung von Tools, Plattformen und Systemen, die die Kommunikation, den Informationsaustausch, die Aufgabenverwaltung und die Zusammenarbeit erleichtern. Wir wollen am Beispiel der OfficeCare und der ST Schürmann Treuhand AG aufzeigen, wie sich eine digitale Zusammenarbeit entwickeln muss und wo wir heute mit den dafür nötigen Tools stehen. Dabei setzen wir – unserem Motto getreu «work smarter not harder» – die Boardmittel von Microsoft Office 365 ein.

Seit dem Gründungsjahr der OfficeCare im Jahr 2000 ist die ST Ansprechpartnerin im Treuhand- und Revisionsbereich. Jonas Schürmann und Claudia Lüscher kennen sich bestens, die wiederkehrenden Abläufe in der Zusammenarbeit sind in den Jahren zu wertvollen Meilensteinen geworden. Sowohl die OfficeCare wie auch die ST sind aktive Mitglieder des Verbunds BusinessNew, sowie in den vergangenen Jahren schon von Swissconsultants.ch.

Wie hat alles angefangen?

Arbeitspapiere, Dokumente, Verträge, Bankauszüge, Lohnabrechnungen, etc. wurden in den Räumlichkeiten der OfficeCare erstellt, bearbeitet, gedruckt, kopiert und in physische Ordner abgelegt. Im besten Fall mussten diese Dokumente nicht überarbeitet und keine neue Version erstellt werden. Bekanntlich kann dies jedoch vorkommen und es benötigt einen neuen Ausdruck und Vernichtung der veralteten Dokumente.

In der Regel alle drei Monate folgt die MWST-Abrechnungspflicht. Zu diesem Zeitpunkt wurden alle relevanten Ordner zum Standort der ST gefahren. Für die Übergabe, resp. kurze Besprechung musste ein Termin vereinbart werden, welcher für beide Parteien in den Kalender passte. Nebst dem Verbrauch von Ressourcen wie Zeit oder Benzin, entstand eine grosse Menge an Papier und Ordnermaterial. Es musste vorsichtig mit den Ordnern umgegangen werden. Denn fehlt ein Beleg später in der Buchhaltung, werden die Ressourcen nochmals beansprucht: Suchen nach Belegen, Dokumenten und erneutes Zuordnen und Ablegen. Des Weiteren durften die Ordner aus Sicherheitsgründen nicht tagelang durch die Schweiz «mitchauffiert» werden.

Digitale Transformation

Mit der digitalen Zusammenarbeit soll der Verschwendung von Ressourcen in Unternehmen entgegengewirkt und die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen vereinfacht werden.
Als OfficeCare sind wir im Schulungs- und Entwicklungsbereich der Microsoft Office Umgebung tätig. Also am Puls der Neuerungen und der Aktualität der meisten Microsoft Produkte. So war es dann spätestens mit der Pandemie an der Zeit die wiederkehrenden Abläufe zwischen Treuhand und uns zu automatisieren und vor allem zu digitalisieren. Die Abschaffung der «Ordnertransporte» war dabei ein Element.

Cloud-basierte Datenablage

Als erstes mussten wir eine gemeinsame, aber sichere Datenablage schaffen. Wir haben uns für die Cloud-Ablage mit SharePoint entschieden. Cloud-Lösungen bieten den Vorteil, dass beide Unternehmen auf eine zentrale Plattform zugreifen, um Dokumente, Daten und Informationen in Echtzeit auszutauschen. Das persönliche Microsoft-365 Login ist für alle Zugriffe notwendig und auch in den Berechtigungen hinterlegt. Nur die Berechtigten in den beiden Firmen können auf die Daten zugreifen. Automatisch wird an alle Berechtigten eine E-Mail verschickt, wenn eine Anpassung auf der Ablage vorgenommen wurde, also neue Dokumente hochgeladen oder alte gelöscht wurden.

Mit einer bewährten externen Backup-Lösung (Schweizer Rechenzentrum) sichern wir all unsere Microsoft 365-Daten zusätzlich (nicht nur SharePoint auch Mail, Teams, etc.). Als OfficeCare sind wir also nicht mehr verpflichtet zusätzliche Datensicherungen – auch für sensitive Daten wie die Buchhaltungs- und Geschäftszahlen – zu betreiben. Zusätzlich haben wir Zugang zu einem Schweizer Ansprechpartner, sollte doch mal etwas fehlen oder geschehen mit unseren Geschäftsdaten.»

Nach der Datenablage folgt die Datenbearbeitung

Dokumente können dank OneDrive (in M365 Office Lizenz enthalten) von mehreren Personen gleichzeitig geöffnet und bearbeitet werden. Die Anpassungen sind sofort erledigt, für beide, und für beide sichtbar. Systeme zur Dokumentenverwaltung (z. B. SharePoint) bieten einen zentralen Ort, an dem Dokumente nicht nur gespeichert und geteilt werden, sondern auch versioniert werden können. Gerade im Bereich von sensitiven Geschäftsdokumenten wie z.B. Kommentare zu einer Abrechnung, Erfolgsrechnung, etc. ein wichtiges Zusatzelement für beide Seiten. Neben dem Bearbeiten von offiziellen Dokumenten, ist auch die Erstellung von neuen Dokumenten, z.B. eine Besprechungsnotiz per Mausklick, oft ein Thema in einer Zusammenarbeit. Eine Vorlagensteuerung unterstützt hier enorm und wurde in der Zusammenarbeit zwischen OfficeCare und ST, in einem zweiten Schritt direkt eingebunden. So haben beide Parteien sofortigen Zugriff auf eine Aktennotiz oder ein Protokoll.

Ohne persönlichen Kontakt werden auch Zahlen nicht lebendig

Auch nach der Einführung der gemeinsamen SharePoint Ablage gehören physische und digitale Treffen zu unserer Zusammenarbeit. Ein guter Mix zwischen «digital» und «physisch» ist wichtig. Zwischen uns klappt es perfekt. Was wir früher bei physischen Treffen an Zeit mit Ordnerdurchsichten und Papieren investiert haben, investieren wir heute, nach erfolgter Besprechung, in ein feines Glas Wein.

Wie viele andere nutzen auch wir für den Austausch Microsoft Teams. Teams ermöglicht es, dass wir Menschen auch über Distanz effektiv miteinander kommunizieren können, sei es über Textnachrichten oder Videokonferenzen, die sogenannten «Telkos». Dank der Bildschirmteilung können wir schnell und effektiv das gleiche Dokument anzeigen und direkt bearbeiten.

Cybersicherheit

Mit der Digitalisierung der Zusammenarbeit wird auch die Datensicherheit zu einem zentralen Thema. Bei der Digitalisierung der Zusammenarbeit muss sichergestellt sein, dass Daten sicher übertragen werden können. Sicherheitsmassnahmen wie VPN, Verschlüsselungen und multifaktorielle Authentifizierung sind essentiell. Genauso ist durch die Implementierung von Berechtigungssystemen sicher zu stellen, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Daten oder Systeme zugreifen können.

Und wir sind auf dem «digitalen Weg» in eigener Sache noch nicht am Ende, denn der nächste Schritt bei uns ist geplant: «Digitale Spesenabrechnungen».

Wer kennt es nicht, das «Spesenzetteli vom Mittagessen» – und sein Prozess…

Das Digitalisieren von Spesenquittungen ist ein praktischer Schritt, um die Verwaltung von Ausgaben zu erleichtern. Diese Überlegungen machen sich auch Claudia Lüscher und Jonas Schürmann. Heute erfassen wir die Spesenquittungen in einer Exceltabelle und bewahren diese dann über einige Monate auf, bevor sie zur Verbuchung in die Finanzbuchhaltung an die ST gehen. Die Exceltabelle inkl. nachträglich geheftete und gescannte Spesenzettel speichern wir bei Auszahlung auf dem gemeinsamen SharePoint. Obwohl der Prozess mit SharePoint schon optimiert ist, empfinde ich ihn seit langem als sehr mühsam. Er braucht viel Zeit, Belege können leicht verloren gehen oder beschädigt werden. Die Lösung muss sein: Alle Belege sofort (am besten direkt m Restaurant) zu scannen oder zu fotografieren und digital in dem entsprechenden SharePoint Ordner abspeichern und kategorisieren.

Es gibt bereits verschiedene Lösungen auf dem Markt. Weit verbreitet sind zurzeit die Lösungen von Abacus mit der App «AbaClik» oder von bexio, mit der App «bexio Go». Beide Lösungen haben einen ähnlichen Prozess mit dem Ziel, das Erfassen von Belegen und deren Verarbeitung weiter zu automatisieren. Der Prozess sei am Beispiels von AbaClik kurz erläutert: Zuerst muss die spezifische App «AbaClik 3» auf das Smartphone heruntergeladen und installiert werden. Danach werden die Belege mittels der Kamera des Smartphones gescannt. Dank dem Einsatz von künstlicher Intelligenz extrahiert die App automatisch relevante Informationen wie Aussteller, Datum, Betrag, Steuersatz und Zahlungsmittel aus den Belegen und erfasst diese in einem Rechnungsformular. Die automatisch strukturierten Daten können anschliessend kontrolliert werden und stehen für die vollintegrierte Verbuchung und sichere Speicherung in der Abacus Business Software zur Verfügung. Ebenfalls ist in der App AbaClik ein Freigabeprozess in einer separaten Kachel integriert. Vorgesetzte können dabei eingegangene Belege nach verschiedenen Kriterien sortieren, einzeln oder mit Mehrfachauswahl bewilligen oder ablehnen. Zusätzlich bietet Abacus auch noch eine automatische Abgleichung der Kreditkartenabrechnung, z.B. mit dem Finanzinstitut Viseca. Die Transaktionen der Viseca-Karte erscheinen in Echtzeit in AbaClik und werden mit dem richtigen Beleg verknüpft. Die Nutzung anderer Kreditkarten kann auch in AbaClik zugeordnet werden. Daneben bieten solche Apps auch weitere Funktionen wie das mobile Erfassen von Arbeitszeiten, Absenzen, Leistungen oder die mobile Kontaktverwaltung an.

Vorteile «unserer» Digitalisierung der Zusammenarbeit:

• Effizienz: Buchhaltungsrelevante Ordner mit Belegen (für MWST und Abschlussarbeiten) müssen nicht mehr von A nach B trans- portiert werden.
• Effizienz: Schneller beim Zugriff auf Informationen zum Geschäftsjahr.
• Effizienz: Schneller Zugriff für die Erstellung von Gesprächsnotizen direkt in der Ablage.
• Flexibilität: Mitarbeitende können von überall arbeiten und zugreifen. Die Belege müssen nicht mehr physisch verfügbar sein, um z.B. eine Lieferanten- rechnung nachzuschauen.
• Kostenreduktion: Weniger Reise- und Organisationsspesen. Bankbelege werden intern abgearbeitet und auf dem SharePoint zur Verfügung gestellt. Diese müssen nicht mehr einzeln abgelegt, kopiert, etc. werden.
• Bessere Datenqualität: Automatisierte Prozesse minimieren menschliche Fehler und reduzieren das Risiko von Inkonsistenzen und Datenverlust. Dies führt zu einer höheren Qualität.
• Schnellere Entscheidungsprozesse: Entscheidungen können in Echtzeit getroffen und direkt umgesetzt werden.