office Cockpit Teil 2: Ordnung im Chaos
Zeigt uns nicht der Büroalltag, dass wir uns regelmässig in PC-Details verlieren, obwohl oder gerade weil sie sich nicht täglich wiederholen? Wir suchen Dateien: «Das habe ich doch schon mal gemacht…?» Wir suchen Formatierungen: «Ich weiss, wie es geht, aber finde den Befehl nicht mehr…» Wir bearbeiten Tabellen, erstellen Mailverteiler usw., müssen uns aber jedes Mal wieder eindenken. Hier setzen die Tools von Office-Care an.
Schneller und sicherer Zugriff auf Führungsdaten von überall? Strategiepapiere, GL-Protokolle, Rapporte jeglicher Art, Teamnotizen, Ressourcenplanungen, Ferienlisten, Kundenrapporte und vieles mehr, gleichbleibende intuitive Bedienung, unabhängig von Ort und Gerät. Die Antwort von OfficeCare: «officeCockpit», das Thema unseres letzten Beitrags in der Ausgabe 1/2019.
«Sich wiederholende Prozesse oder ‹digitale Vereinheitlichungen› thematisieren wir mit unseren Kunden täglich. Ziel sind die einfachere Bedienung und weniger Wartungsaufwand. Ganz nach unserem Motto: work smarter not harder», so Claudia Lüscher, Geschäftsleiterin und Gründerin der OfficeCare AG. Vom kleinen Helfer in Word und Excel bis hin zu komplexen AddIns für die komplette Büroautomation.
Kleine Helfer im PC-Alltag
Diesmal zeigen wir, wie von OfficeCare entwickelte Tools mit und ohne officeCockpit einsetzbar sind, modular und in fast allen Office-Programmen. Die einzelnen Lösungen basieren immer auf Benutzeroberflächen, die ohne viel Schulung anwendbar sind. Sie sind von Praktikern für Praktiker entwickelt worden, mehrfach erprobt in Firmen unterschiedlichster Grösse (vom Drei-Personen-Betrieb bis zum Konzern) in diversen Branchen und in der ganzen Schweiz im Einsatz. Über Jahre wurden Anwenderbedürfnisse aufgenommen und durch das Powerteam von Entwicklern und Schulungspersonen von OfficeCare mit viel Praxisnähe weiterentwickelt. Die Werkzeuge bilden sinnvolle und praxisnahe Abläufe ab und sind in der ganzen Office-Welt einsetzbar, für Gelegenheitsbenutzer wie auch Office-Profis. Der Hauptnutzen: Zeitersparnis.
«Die Kundenbedürfnisse wurden in Projektsitzungen, Workshops und Schulungen direkt von den Anwendern geäussert. Viele der heute bestehenden Standard Tools für die OfficeSuite sind zu Beginn aus Praxisanforderungen unserer langjährigen Kunden entstanden, und in den letzten Jahren mit und durch OfficeCare zum heutigen Standard Tool weiterentwickelt worden», erklärt Claudia Lüscher. Von simplen, aber regelmässig wiederkehrenden Abläufen im Sekretariat bis zu komplexen Prozessen in der Abteilung: Alle Module basieren auf Microsoft® Office, sind mit einer gültigen Office-Lizenz leicht installierbar und bringen einen enormen Mehrwert im Alltag. Die Tools verfügen alle über eigene User Interfaces und garantieren so eine gleichbleibende Bedienung, auch nach einem Office-Versionenwechsel oder -Update.
Von simplen, aber regelmässig wiederkehrenden Abläufen im Sekretariat bis zu komplexen Prozessen in der Abteilung: Alle Module basieren auf Microsoft® Office, sind mit einer gültigen Office-Lizenz leicht installierbar und bringen einen enormen Mehrwert im Alltag.
Zum Beispiel das Protokoll-Tool
Stellvertretend für diverse OfficeCareProdukte: Das Protokoll-Tool basiert auf der Logik von Microsoft Word und Excel (versionsunabhängig). Es enthält nebst standardisierten Workflows mehrere Formulare, deren Layout an das eigene Corporate Design angepasst werden kann. Ausgehend vom Basisformular «Sitzungs-/Traktandeneinladung» wird z.B. mittels eines integrierten Workflows das Protokollformular und/oder eine Pendenzenliste generiert.
Letztere kann pro Projekt und Sitzung abgeschlossen oder per Knopfdruck auf mehrere Sitzungen (Protokolle) erweitert werden. Integrierte Filter erlauben das Selektieren der traktandierten Pendenzen nach Sitzungsteilnehmer oder nach Datum. Buttons für hinterlegte Überschriftsformate (1., 2., 2.1., 2.1.1. …) oder Untertitelformate sowie ein eigenes Ribbon mit hinterlegten Funktionen für den direkten E-Mail-Versand an die Sitzungsteilnehmer (inkl. persönlicher Pendenzenliste) sind integriert.
Seit zehn Jahren bei namhaften Unternehmen
Das Protokoll-Tool wurde vor mehr als zehn Jahren konzipiert, in enger Zusammenarbeit mit einem Projektteam auf Stufe Geschäftsleitung eines Schweizer Spitals, wo es heute noch im Einsatz ist. Auch diverse Teams der Kantonspolizei Solothurn, der Pilatus Flugzeugwerke in Stans und weitere Kunden arbeiten heute mit dem Protokoll Tool, optimiert für ihre Arbeitsbereiche, aber immer nach dem Motto: Work smarter, not harder!
