Wie intelligente Software CO2 reduziert

Business New: Welche spezifische Bürosoftware wird in Ihrem Unternehmen verwendet, und wie trägt sie dazu bei, den CO2-Fussabdruck zu reduzieren?

Claudia Lüscher: Wir setzen mehrere Vorlagen-Tools bei uns intern ein. Einerseits zu Testzwecken, andererseits zur eigenen Produktivitätsoptimierung. Es sind Eigenentwicklungen sowie das Vorlagen-Tool der Schweizer Softwarefirma officeatwork. Letztere führen wir seit vielen Jahren erfolgreich bei unseren Kunden ein. Als Spezialisten für Produktivitätslösungen für Microsoft®
Office-Anwender können wir auf verschiedene Weise zur Reduzierung von CO2-Emissionen beitragen.

• Lösungen für HomeOffice: Ein Vorlagen-Tool, oft mit integrierten automatischen Workflows und hinterlegten Prozessen für die Arbeit aus der Ferne trägt dazu bei, dass Mitarbeitende weniger ins Büro oder international pendeln müssen. Weniger Pendler:innen bedeuten weniger Flugreisen, weniger Autos, weniger öffentliche Verkehrsmittel im Einsatz.
• Optimierte Prozesse: Unsere Vorlagen-Tools können die Erstellung von Dokumenten, Genehmigungsworkflows und die Kommunikation rationalisieren. Unternehmen werden effizienter und verringern den Ressourcenverbrauch und die mit ineffizienten Abläufen verbundenen Emissionen.

Auf welche Weise unterstützt Bürosoftware die Digitalisierung von Prozessen und die Verringerung des Papierverbrauchs?

Durch papierlose Arbeitsabläufe. Die Erstellung digitaler Dokumente wird einfacher, die gemeinsame Nutzung und die Zusammenarbeit innerhalb von Microsoft® Office-Anwendungen ebenfalls. Durch die Vermeidung von Papierverbrauch werden die Abholzung von Wäldern und die Herstellung, Distribution und Entsorgung von Papier gar nicht erst notwendig.

Programme wie SharePoint, Teams und OneDrive fördern das papierlose Büro weiter. Dokumente werden nur digital erstellt, freigegeben, bearbeitet und ausgetauscht, was den Bedarf an physischen Dokumenten und damit den Papierverbrauch reduziert.

Können Sie Beispiele dafür geben, wie Bürosoftware die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team verbessert und dadurch Reisen reduziert?

Hier heisst das Schlagwort sicher Homeoffice. Aber aufgepasst! Die nötige Infrastruktur, also clevere individualisierte Hilfsmittel, sind für mich eine wichtige Voraussetzung für produktive Mitarbeitende im HomeOffice. Diese dürfen sich nicht mit technischen Problemen und langen Dateiaustauschmanövern beschäftigen müssen. Dazu ein Beispiel: Beginnt eine virtuelle Sitzung mit dem E-Mail-Austausch von Dateien geht schon zu viel Zeit verloren. Kann jedoch auf eine gemeinsame Dateiablage in der Cloud zurückgegriffen werden, sind Mutationen in Echtzeit für alle sofort sichtbar. Als Office Care ermöglichen wir unseren eigenen Mitarbeitenden regelmässig, von zu Hause aus zu arbeiten. Regelmässige und virtuelle Homeoffice-Meetings sind bei uns Pflicht und an der Tagesordnung. Persönlich bin ich überzeugt, dass genau diese Kurzmeetings erheblich dazu beitragen, dass die Kommunikation im Team trotz fehlender persönlicher Kontakte funktioniert.

Welche Funktionen bietet die Bürosoftware, um den Energieverbrauch von Computern und anderen Geräten im Büro zu optimieren?

Microsoft® betreibt Rechenzentren zur Unterstützung von Sharing-Plattformen. Diese Rechenzentren werden kontinuierlich optimiert, um energieeffizient zu sein. Durch die Nutzung dieser cloudbasierten Dienste können viele Unternehmen den eigenen Bedarf an eigenen Servern und Rechenleistung reduzieren. Auf Worte folgten Taten. Zwei Beispiele:

• ­Einer unserer Projektleiter arbeitet seit fast einem Jahr im HomeOffice in Barcelona. Strukturierte Meetings helfen, die Kommunikation einfacher und klarer zu machen. Digitale Dokumentablagen in SharePoint ermöglichen es, immer an den gleichen Dokumenten zu arbeiten – und das in Echtzeit. Funktioniert prima.
• ­Bei einem weltweit tätigen Kunden (Hauptsitz im Tessin) haben wir eine Vorlagen-Lösung eingeführt. Aufgrund der vielen Standorte waren kaum Vor-Ort-Meetings möglich, Schulungen wurden alle virtuell durchgeführt. Das war kein Nachteil, der Rollout hat super funktioniert.

Inwiefern werden bei der Entwicklung oder Auswahl neuer Bürosoftware-Lösungen Umweltaspekte berücksichtigt?

Erfahrungsgemäss wenig. Die Frage ist vielmehr: Cloud oder nicht? Hier versuchen wir unsere Kunden zu überzeugen, den Wechsel in die Cloud zu machen. Es ist kein «Risiko» mehr, es ist ein Mehrwert für die Mitarbeitenden, fördert die Effizienz und verkleinert den CO2-Fussabdruck.

Wie werden Nutzer:innen geschult, um sicherzustellen, dass sie die Vorteile solcher Programme und Konfigurationen optimal einsetzen?

Als OfficeCare sind wir seit über 20 Jahren im Schulungsumfeld für Firmenkunden unterwegs. Ein Wandel ist dabei klar spürbar:
Webinare und Kurzschulungen werden bei uns mehrheitlich online in Form von Webinaren abgehalten. Bei grösseren Firmen mit mehreren Standorten ist dies auch bei Workshops immer häufiger der Fall. Keine langen Anfahrtswege, keine Schulungsräume buchen usw. Online-Schulungen sind bezüglich CO2-Thematik klar im Vorteil, aber sind sie es auch in Bezug auf die Lerneffizienz? Ja, sagen wir heute, aber nur, wenn sie konzeptionell für Online-Schulungen adaptiert sind. Aus unserer Erfahrung sollten auch bei Online-Schulungen Gruppengrössen und Praxisbeispiele, virtuelle statt physische «Gruppenzimmer» sowie Repetitionsquizes berücksichtigt werden. Die besten Lernresultate erzielt man mit einem Mix aus Vor-Ort-Schulungen und Webinaren. So wie nicht alle Mitarbeitenden «Pendlertypen» sind, sind auch nicht alle «Online-Lern-Typen».