Das neue Büro ist nicht im Büro

Seit Steve Jobs 2007 das erste iPhone präsentiert hat, steht die digitale Welt kopf. Wie eine Epidemie verbreiteten sich Smartphones rasant auf unserem Planeten wie kein anderes Gerät zuvor. Aktuelle Studien zeigen: 2020 besassen vier von fünf Personen weltweit ein Smartphone. Sie nutzen das Internet immer und überall, privat und geschäftlich. Mobile Internetnutzung wird zum Standard, und IOT (Internet of Things) wird uns überall und mit allem verbinden. Doch reicht das für eine Pandemie-Situation von ungeahntem ­Ausmass?

Eine Deloitte-Studie aus dem Jahr 2016 untersuchte die Trends in der Schweizer Arbeitswelt und deren Auswirkungen auf den Arbeitsplatz der Zukunft. Auszug aus dem Resultat:

• Trend zu mobilen und ortsungebundenen Arbeitskräften; potenziell kann die Hälfte aller Schweizerinnen und Schweizer mobil arbeiten
• Selbstständige Arbeitskräfte und Freelancing – projektbasiert, zusätzlich und temporär arbeiten 
• Homeoffice: Der fixe Arbeitsplatz verliert an Bedeutung
• Co-Working als Ergänzung zum Home­office: Bürogemeinschaften, öffentliche Work-Spaces
• Flexible Arbeitsmodelle stehen im Vordergrund

Obwohl das vier Jahre her ist, sind viele KMU auch Anfang 2020 bezüglich Cloud und ­Office 365 noch nicht so weit. Sie waren für eine Pandemie dieses Ausmasses und dieser Dauer digital auch nicht gerüstet. Denn was heisst es im Detail konkret, mobil und ortsunabhängig zu arbeiten? Welche Infrastruktur und welche Kenntnisse sind dazu notwendig? Welche Punkte sind für mich, für mein KMU bei einer Homeoffice-Pflicht wichtig? Wie führe ich die Mitarbeitenden? Wer digital nicht schon gut aufgestellt war oder zumindest einige der notwendigen Weichen gestellt hatte, stand neben den privaten Problemen auch geschäftlich vor vielen Hürden. Umsatzängste kamen dazu. 

Unmögliches war plötzlich möglich

Dann hiess es auf einmal «Spot on» für Office 365, Cloud, SharePoint, Skype, Teams, Zoom. Diese Programme sollten sofort und für alle Mitarbeitenden in allen Bereichen nutzbar sein. Dabei waren sie oft nicht mal richtig konfiguriert! Viele Unternehmungen mussten den Mitarbeitenden eine Collaborations-Plattform (oft Teams) in nie da gewesenem Tempo zur Verfügung stellen. Die Aufwände dafür waren riesig und die Entscheidungswege plötzlich kurz (!). Die Schulung der Mitarbeitenden blieb oft komplett aus, was zu zusätzlicher Frustration führte. Für Konzepte fehlte die Zeit. Wurde das Thema «Cloud» bisher wegen notwendiger Strukturanpassungen verschleppt, ging es im Lockdown überraschend schnell mit der Umsetzung. Nur: Wie sieht es heute aus?

Ad hoc ist gut, Adaption ist besser

Wir machen folgende Beobachtung: Es ist immer möglich, sich Programme selbst anzueignen, erst recht unter Druck. Dinge werden ausprobiert, Erkenntnisse ausgetauscht –
mit viel Aufwand! Wenn es nur irgendwie geht. Installationen wie Teams, Zoom und Skype gehören heute zwar an vielen Arbeitsplätzen zum Standard. Aber viele Firmen haben im Laufe des Corona-Jahrs eben auch gemerkt, dass der Umstellungsprozess zur Cloud, zu Office 365 und vor allem die Überführung der Datenstruktur zu SharePoint begleitet sein muss, nicht zuletzt im Interesse der Mitarbeitenden. Die Migration der Systeme benötigt mehr Unterstützung als nur das Zurverfügungstellen der Infrastruktur. IT-seitig stehen Themen wie Datenstruktur, Berechtigungen und Applikationen im Vordergrund. Die Mitarbeitenden jedoch wollen begleitet sein auf dem Weg zum digitalen – oder noch digitaleren – Arbeitsplatz. Denn eine Collaborations-Plattform (z. B. mit Teams, Office 365) verfügt über weit mehr Möglichkeiten als jene der TELKO-Nutzung. Leistungsumfang und Mehrwerte wollen kommuniziert und trainiert sein.

Auch wir Profis haben gelernt

Unsere eigene Software ist zwar auf dem neusten Stand, wir arbeiten schon lange mit der Office-365-Plattform. Aber die komplette Ablösung unseres Servers und die Anpassung unserer Arbeitsweise an die Cloud waren vor der Pandemie auch noch nicht vollzogen. Plattformen wie Teams nutzten wir auch damals schon, aber der persönliche Kontakt stand immer im Vordergrund unseres Tuns. Meetings, Workshops und Schulungen vor Ort gehörten zum Tagesprogramm. Aber plötzlich war all das nicht mehr möglich. Trotz SharePoint, Planner und OneNote waren auch wir gefordert. Innerhalb weniger Tage mussten wir unsere Infrastruktur und die dafür notwendigen Basiselemente im März 2020 an die aktuelle Situation anpassen. Ein wichtiger Schritt, um auch für unsere Kunden bereit zu sein. 

Wir beschäftigen uns seither immer wieder mit Prozessintegration. Viele Cloud-Apps aus dem Hause Microsoft^® (Office 365) bieten hervorragende Unterstützung, um Produktivität und Effektivität bei den Mitarbeitenden hoch zu halten. Fast täglich kommen neue Features dazu. Das Prinzip «weniger ist mehr» und die eigenen Erfahrungswerte erleichtern den Umstieg in die digitale Welt. Dies macht auch noch Spass und bietet so viel Mehrwert für uns alle! Egal, ob mit oder ohne Pandemie: Die Cloud wird sowohl für Arbeitnehmende wie auch Geschäftsleitungen und Kunden den Weg in die Zukunft weisen.