Mitarbeitende kopieren Kundenanfragen in eine KI, um schneller eine Antwort zu formulieren. Sie nutzen diese Tools in guter Absicht. Aber was passiert mit den Daten, internen Informationen oder vertraulichen Details, die dabei eingegeben werden? Spoiler: Daten in ungesicherten KI-Tools können nicht mehr gelöscht werden.
Genau deshalb braucht es klare Regeln.
Viele Betriebe beginnen heute bei der KI-Einführung mit ChatGPT und Co. Das ist verständlich und bringt einen grossen Nutzen. Im Sekretariat werden mit künstlicher Intelligenz E-Mails vorbereitet, HR-Fachleute formulieren Stelleninserate, und Selbstständige holen sich Rat bei „Kollege KI“. Das macht die Arbeit deutlich einfacher. Gleichzeitig bleibt der Datenschutz häufig auf der Strecke. Viele verlassen sich darauf, dass die IT oder der Chef das schon richtet. Werden bei den KI-Tools die Sicherheitseinstellungen erhöht, ist jedoch sehr viel möglich.
Eine selbstständige Physiotherapeutin
… kann während einer Behandlung keine Anrufe entgegennehmen. Ihre Lösung: ein KI-Telefonbeantworter, der Anrufe annimmt, Rückfragen stellt und anschliessend eine kurze Zusammenfassung per E-Mail sendet. Der Bot versteht auch Schweizerdeutsch, selbst wenn sich der Anrufer nicht ganz klar ausdrückt. So verpasst die Therapeutin keine wichtigen Anfragen und kann sich ganz auf die Behandlung konzentrieren.
In einem Altersheim
… beanspruchen die Patientenberichte viel Zeit. Ein einfaches und kostenfreies KI-Tool kann gesprochene Notizen in kurze fachliche Berichte umwandeln. Diese werden von Fachpersonen kontrolliert und anschliessend ins Patientendossier übertragen. Die Pflegenden werden merklich entlastet, und es bleibt mehr Zeit für die Bewohnerinnen und Bewohner.
In einem Treuhandbüro
… stand der Datenschutz im Zentrum. Die Lösung war eine KI auf dem eigenen Rechner, die sensible Kundendaten im Betrieb hält und trotzdem Auswertungen, Zusammenfassungen und interne Recherchen ermöglicht. Mitarbeitende können effizienter arbeiten, ohne vertrauliche Mandatsdaten in offene Systeme einzugeben.
Die Webseite eines Schwimmbads
… im Kanton Zürich war so umfangreich, dass viele Besucherinnen und Besucher die gesuchten Informationen nicht fanden. Dies führte zu vielen Anrufen beim Empfang. Nun beantwortet ein Chatbot geduldig die häufigsten Fragen. Nur wenn er nicht weiterhelfen kann, leitet er das Anliegen weiter. So gibt es weniger Telefonate, und das Team hat mehr Zeit für die Gäste vor Ort.
Diese Beispiele zeigen: KI wird dann besonders nützlich, wenn Ausgangslage, Lösung, Nutzen und Datenschutz zusammen beachtet werden.
Datenschutz und rechtliche Aspekte Diese Beispiele zeigen, dass KI in vielen Bereichen sehr hilfreich ist. Vor dem Einsatz von KI muss klar sein, welche Daten verwendet werden, wo sie gespeichert werden und wer Zugriff darauf hat. In der Schweiz gilt das Datenschutzgesetz auch beim Einsatz von KI. Personendaten, Bewerbungen, Gesundheitsinformationen oder vertrauliche Geschäftsunterlagen gehören deshalb nicht in ungeschützte KI-Tools.
Auch die EU kann für Schweizer KMU relevant sein, besonders wenn sie EU-Daten bearbeiten oder Kundinnen und Kunden in der EU bedienen. Je nach Einsatzbereich können zusätzliche Pflichten entstehen, etwa bei Transparenz, Dokumentation oder menschlicher Kontrolle.
«Die einfache Regel lautet: Keine sensiblen Daten in ungeschützte KI-Tools, klare interne Vorgaben und die Ergebnisse immer durch einen Menschen prüfen lassen.»
5 typische Stolperfallen bei der KI-Nutzung
KI kann KMU spürbar entlasten, wenn sie gezielt eingesetzt wird. Viele Probleme entstehen jedoch nicht durch die Technologie selbst, sondern durch einen unklaren Start. Deshalb lohnt sich ein Blick auf fünf vermeidbare KI-Pannen.
Übrigens:
Ein KMU braucht nicht zwanzig KI-Tools. Es braucht Mitarbeitende, die wissen, wann KI hilft, wann sie riskant wird und wann Menschen entscheiden müssen.
Was KMU vor dem KI-Start klären sollten
- Welches Problem wollen wir lösen?
- Welches Tool passt zuunserem Zweck?
- Wie schützen wir unsere Daten in den KI-Tools?
- Wer trägt die Verantwortung für Schulung und Datenschutz?
- Welche Fachpersonen können uns bei der Einführung unterstützen?
Fazit:
KI bringt KMU dann weiter, wenn sie nicht als Spielerei eingeführt wird, sondern als Hilfe für ein konkretes Problem. Der beste Start ist oft klein: Mitarbeitende einbeziehen, Abläufe definieren, ein überschaubares Pilotprojekt bestimmen. Danach können Mitarbeitende geschult, Erfahrungen ausgewertet und die nächsten Schritte bewusst geplant werden. So wird KI nicht einfach eingeführt, sondern sinnvoll in den Arbeitsalltag integriert.
Corina Zingg
CreaLengo GmbH
Weiterbildungsinstitut für Künstliche Intelligenz sowie Arbeitsintegration: Von Workshops und Kursen für Einzelpersonen bis zu massgeschneiderten Trainings für Unternehmen.
